POLÍTICAS DEL PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL
La alta dirección de PREANSA ha establecido una serie de políticas de cumplimiento en donde se definen los lineamientos como guía de conducta para todos sus empleados, en términos de gestión del riesgo de Soborno Transnacional y de Corrupción.
Política de identificación y evaluación de riesgos relacionados con la corrupción y el soborno transnacional.
El Programa de Transparencia y Ética Empresarial debe permitir identificar los riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional inherentes al desarrollo de la actividad de PREANSA, teniendo en cuenta sus Contrapartes, la jurisdicción y su actividad. Los riesgos identificados, se evalúan teniendo en cuenta su probabilidad y su impacto, posteriormente se establecen controles para mitigarlos y periódicamente se revisarán los riesgos identificados en la matriz de riesgos de cumplimiento.
La metodología aplicada se encuentra descrita en el ítem 4 desarrollada a través de las Etapas del PTEE.
Políticas y procedimientos generales para la gestión del Riesgo C/ST.
Como política para la gestión del Riesgo C/ST, cuenta con el Oficial de Cumplimiento como líder para desarrollar la metodología que permita gestionar los riesgos de C/ST así como de otros sistemas de gestión. En donde se identifican, evalúan, controlan y monitorean los riesgos periódicamente, en conjunto con los líderes de vinculación en PREANSA.
Política de Debida Diligencia y Auditoría de Cumplimiento
PREANSA cuenta con procesos de debida diligencia para la identificación y conocimiento de sus Contrapartes (Accionistas, Proveedores, Clientes y Empleados), los cuales se concentran en conocer en el proceso de vinculación a su Contraparte, a través del diligenciamiento de los formatos aplicable, solicitud, análisis y validación de los documentos soportes anexados por la Contraparte, revisión de aspectos legales, contables o financieros, validación de antecedentes en listas restrictivas y/o vinculantes, el cual permitan identificar la reputación de la Contraparte y finalmente un seguimiento a la relación contractual mediante actualización de datos periódicamente.
El Oficial de Cumplimiento, realizará al menos una vez al año verificación del cumplimiento del proceso de debida diligencia, validando con las áreas que lideran la vinculación de Contrapartes el cumplimiento del proceso.
Política Entrega De Regalos A Terceros
No se aceptan regalos, entretenimiento o favor por parte de proveedores, clientes, consultores, consorcios, etc, que pueden influencia decisiones del empleado.
Lista de regalos aceptables:
➢ Agendas, bolígrafos, papelería proporcional.
➢ Almuerzos únicamente durante horas de trabajo con visto bueno del jefe directo por correo electrónico) y del jefe del departamento de talento humano. En caso de presentarse ausencia de uno de los dos: el Oficial de Ética y Cumplimiento, o de un subgerente o director de obra deben emitir el visto bueno.
➢ Memoria USB u otro modelo: se debe entregar al líder del área de sistemas, para verificación de virus antes de usarla. ➢ Material promocional: camisetas, gorras, gafas, cinturón, camisa, pelota de futbol, balas de golf, frisbee, power Banks, etc.Cuando un empleado no puede rechazar un regalo prohibido, debe declararlo y entregarlo inmediatamente a un miembro del Departamento de Ética y Cumplimiento-. Este tomará las medidas para devolverlo al emisor o si es perecedero entregarlo a una caridad.
8.5 Política De Remuneraciones Y Pago De Comisiones A Empleados Y Contratistas Respecto De Negocios O Transacciones Internacionales.
PREANSA como política, no realiza pago de comisiones a Empleados, como tampoco a Contratistas por negocios o transacciones internacionales.
8.6 Política De Gastos Relacionados Con Actividades De Entretenimiento, Alimentación, Hospedaje Y Viaje
En PREANSA, los empleados pueden representar a la organización o el área a la cual pertenece, en un evento/reunión; por lo cual se debe solicitar un anticipo de gastos y ser aprobado por el representante legal. La solicitud del anticipo de gastos se debe informar al área de contabilidad y tesorería, para la contabilización y pago respectivamente. Una vez efectuado el viaje, el empleado cuenta con siete (7) días hábiles para legalizar los gastos con sus respectivas facturas o soportes, a través del respectivo formato.
Gastos autorizados:
✓ Gastos de transporte aéreo y transporte, incluidos los servicios de taxi, transporte y traslado.
✓ Gastos de parqueadero, peajes.
✓ Gastos de alojamiento.
Gastos no autorizados:
✓ Gastos de alojamiento de mascotas.
✓ Comisiones bancarias por fondos insuficientes.
✓ Vacaciones o gastos personales.
✓ Costos de lavandería y limpieza en seco cuando se viaja menos de cinco (5) días consecutivos.
✓ Mejoras de categoría de avión, hotel o coche de alquiler.
✓ Seguro de Accidentes Personales.
✓ Multas o infracciones relacionadas con el tráfico, peaje o estacionamiento.
✓ Seguro de viaje o equipaje opcional.
✓ Membresías en clubes ejecutivos de aerolíneas.
✓ Cuotas de no afiliación, incluidas asociaciones y organizaciones no profesionales no relacionadas con el negocio de PREANSA, como clubes de automóviles, membresías de spa, membresías de clubes de aerolíneas o hoteles, clubes de descuento o mayoristas y otros programas de lealtad o recompensas, membresías o programas de compras.
Gastos de cónyuge / pareja:
✓ Los empleados pueden llevar a su cónyuge/pareja a un viaje de negocios, pero por cuenta propia.
Política Contribuciones Políticas De Cualquier Naturaleza
PREANSA, tiene como lineamiento la no contribución o realización de aportes a partidos políticos.
En el reglamento interno de trabajo se cuenta con la siguiente clausula para el conocimiento de todos los
Empleados:
En el caso de que los Accionistas de PREANSA realicen contribuciones políticas, estás serán realizadas a título personal y no podrán incluir a la organización en la realización de dichos aportes.
Política De Donaciones
PREANSA, realiza donaciones en especie a las comunidades donde desarrolla operación, cuando estas así lo solicitan. Para llevar a cabo la donación, el Oficial de Cumplimiento realiza la debida diligencia del solicitante sea persona natural y jurídica; solicitando los documentos necesarios para su adecuado conocimiento. La donación es aprobada por el representante legal.
Política de Actualización
Las actualizaciones a la Política de Cumplimiento y al PTEE, se realizarán cada vez que se presenten cambios en la actividad de PREANSA, que alteren o puedan alterar el grado de Riesgo C/ST, o por los menos cada dos (2) años.
Sistemas de control y auditoria
El Revisor Fiscal de PREANSA, como lo permiten sus funciones podrá verificar la fidelidad de la contabilidad y asegurarse de que en las transferencias de dinero u otros bienes que ocurran entre PREANSA, no se oculten pagos directos o indirectos relacionados con sobornos, dadivas, coimas u otras conductas corruptas.
Política Sancionatoria Por Incumplimiento Del PTEE
Los colaboradores de PREANSA sujetos a la aplicación de las medidas y procedimientos previstos en el presente Programa de Transparencia y Ética Empresarial y en los procedimientos o instructivos que tengan aplicativos correspondientes a la prevención del riesgo de Corrupción y Soborno Transnacional, podrán ser objeto de sanciones disciplinarias por el incumplimiento del mismo. Dichas sanciones serán instauradas de conformidad con los resultados de descargos disciplinarios las cuales deben ser comunicadas al Oficial de Cumplimiento. Para esto, en el reglamento interno de trabajo, se establecen las obligaciones del empleador, por otra parte, a través de la inducción y capacitación anual se realiza la sensibilización del tema.
Canales de comunicación para informar cualquier actividad sospechosa – “ethics line”
Para todo lo relacionado con la gestión de reporte de operación inusual, reporte de conductas relacionadas con Soborno Transnacional y otras comunicaciones, PREANSA ha decido establecer el siguiente correo electrónico lineaetica@preansa.com.co. La persona encargada de administrar este canal de comunicación es el Oficial de Cumplimiento, quien recibe el reporte, evalúa la información y realiza las actividades que se deban desplegar según la calificación, gravedad e interés de la información. Todas las solicitudes, inquietudes y declaraciones serán transmitidas al oficial de cumplimiento. En caso de apoyo psicológico o médico el proceso está protegido por la relación confidencial entre médico y paciente. Ninguna otra persona de la empresa tendrá acceso a esta comunicación.
Capacitación para Contratistas, Empleados y Asociados
Se prepararán capacitaciones anuales sobre el sistema PTEE implementado en la compañía, que estarán vigiladas por el oficial de cumplimiento, del mismo modo, estas políticas serán publicadas en la pagina web de la compañía para que terceros puedan tener acceso a ellas..
Obligación de denuncia de actos de Corrupción
Reporte de denuncias de Soborno Transnacional a la Superintendencia de Sociedades y de actos de Corrupción a la Secretaría de Transparencia.
El Canal de Denuncias por Soborno Transnacional dispuesto por la Superintendencia de Sociedades,
es el siguiente:
https://www.supersociedades.gov.co/delegatura_aec/Paginas/Canal-de-Denuncias-SobornoInternacional.aspx
Así mismo, el Canal de Denuncias dispuesto para reportar actos de Corrupción ante la Superintendencia de Sociedades, es el siguiente:
http://www.secretariatransparencia.gov.co/observatorio-anticorrupcion/portal-anticorrupcion
Política Conflicto De Interés
Puede haber conflicto de intereses o la apariencia de un conflicto de interés cuando un empleado tiene relación privada con una persona natural o jurídica y/o si tiene que tomar una decisión sobre una persona o empresa con quien tiene intereses en común.
El empleado que tiene conflicto de interés debe actuar bajo el procedimiento de inhabilitación con el fin de evitar cualquier situación o toma de decisión que pueda dar lugar a un conflicto de interés real o aparente. Si se decidió no liberar completamente el empleado de Preansa de esta situación, el Representante Legal proporciona una gestión precisa y adecuada de la situación.
Los empleados de Preansa podrán invertir en acciones u otros valores mobiliarios. Sin embargo, no deben tomar parte en cualquier actividad oficial que tendría un efecto directo y predecible sobre este interés o reportarlo al Departamento de Ética y Cumplimiento.
Alegaciones introducidas internamente
Toda conducta o reporte será investigado por el Departamento de Cumplimiento de manera, rápida, efectiva y objetiva.
Cualquier conducta incompatible con el código de ética y conducta será juzgada y tratada de manera apropiada. Esto podría conducir a una acción disciplinaria hasta el despido, de acuerdo con las instrucciones, políticas y procedimientos disciplinarios que existen en PREANSA, sin perjuicio de otros procesos penales, civiles y/o administrativos.
Política De Archivo Y Conservación De Documentos
PREANSA conservará físicamente durante cinco (5) años, opcionalmente, los documentos que soportan los procedimientos de cumplimiento de los procedimientos de conocimiento del cliente, proveedores y terceros contratistas, así como los registros correspondientes que acrediten adecuadamente la realización de las operaciones de verificación y actualización documental de dicho proceso.